Saber como arquivar documentos do departamento pessoal vai muito além de organizar pastas e cumprir uma obrigação burocrática. Para pequenas e médias empresas, a gestão correta desses arquivos é o que separa uma operação protegida juridicamente de um passivo trabalhista silencioso que pode comprometer o caixa e a reputação do negócio. Quando o DP funciona de forma reativa, sem método, os prazos legais, as retenções de documentos e a rastreabilidade de informações viram um pesadelo na rotina de gestores e donos de empresa.
O desafio fica ainda maior quando a empresa não possui um setor de RH estruturado e o departamento pessoal acumula funções operacionais sem apoio estratégico. Nesse cenário, arquivar documentos exige critérios claros: saber o que guardar, por quanto tempo, em qual formato e como garantir o acesso rápido quando um auditor ou um ex-funcionário solicitar. A conformidade legal não é opcional, e a organização documental é a base para que a liderança foque no crescimento do negócio sem sustos.
Neste guia, você vai entender o passo a passo prático para estruturar o arquivo do seu departamento pessoal, com boas práticas que reduzem riscos e trazem previsibilidade para a gestão de pessoas na sua empresa.
Por que arquivar documentos do departamento pessoal corretamente?
Arquivar documentos do departamento pessoal corretamente não é uma questão de organização estética: é uma blindagem jurídica, fiscal e operacional. Cada pasta de admissão, recibo de férias ou comprovante de pagamento pode ser solicitado em uma auditoria do Ministério do Trabalho, em uma fiscalização da Receita Federal ou em uma ação trabalhista movida por ex-colaborador. A ausência do documento, nesses cenários, inverte o ônus da prova — e a empresa passa a ter que demonstrar o que não consegue comprovar.
Além do risco legal, o arquivamento estruturado reduz o tempo gasto em buscas manuais. Estudos de gestão documental indicam que profissionais perdem, em média, 20% do tempo de trabalho procurando informações mal arquivadas. No DP, onde prazos como o do eSocial, da RAIS e do CAGED são corridos, essa ineficiência se converte em multas, retrabalho e exposição desnecessária do negócio. Uma política de arquivamento bem desenhada também protege dados sensíveis de colaboradores, exigência central da LGPD (Lei nº 13.709/2018).
Para empresas que ainda tratam o DP como atividade puramente operacional, o arquivamento costuma ser o primeiro sintoma de desorganização estrutural. Quando a gestão documental falha, falham junto a rotina do departamento pessoal, a conformidade e a capacidade de tomada de decisão com base em histórico. Organizar documentos é, portanto, o fundamento que sustenta qualquer evolução do DP operacional para uma gestão de pessoas minimamente estratégica.
Prazos legais de guarda: o que a lei exige para cada documento
O primeiro erro de muitas empresas é achar que todo documento do DP pode ser descartado depois de cinco anos. Na prática, os prazos variam conforme a natureza do documento, o órgão fiscalizador e a vigência de direitos trabalhistas e previdenciários. Ignorar essas diferenças significa correr o risco de descartar cedo demais um documento que ainda seria exigido — ou manter por décadas papéis sem valor jurídico, ocupando espaço físico e digital.
A regra geral vem do artigo 11 da CLT, que estabelece a prescrição de cinco anos para o trabalhador reclamar créditos trabalhistas durante o contrato, e de dois anos após a rescisão. Mas essa regra não se aplica a tudo: o INSS pode exigir comprovantes por até dez anos, e documentos contábeis seguem o Código Civil e a legislação tributária, que impõem prazos próprios. Por isso, a gestão documental do DP precisa ser orientada por uma tabela de temporalidade, não por uma data única.
Documentos trabalhistas e previdenciários: prazos essenciais
Os documentos que comprovam vínculo empregatício, remuneração e recolhimentos previdenciários estão entre os mais sensíveis do arquivo. O prazo de guarda recomendado para a maioria deles é de dez anos após o desligamento, justamente para cobrir eventuais pedidos de aposentadoria, revisão de benefícios ou fiscalização previdenciária retroativa. A Instrução Normativa INSS nº 128/2022 reforça que a empresa deve manter à disposição da fiscalização todos os documentos relacionados à arrecadação previdenciária.
- Contrato de trabalho, aditivos e termo de rescisão: 10 anos após o desligamento
- Recibos de pagamento e comprovantes de depósito: 10 anos
- Guias de FGTS (GFIP/SEFIP) e comprovantes de recolhimento: 10 anos
- GPS (Guia da Previdência Social) e comprovantes de INSS: 10 anos
- Comunicações de Acidente de Trabalho (CAT): 10 anos após o acidente
- Perfil profissiográfico previdenciário (PPP) e LTCAT: 20 anos
- Folhas de ponto e controles de jornada: 5 anos após o desligamento
- Atestados médicos e exames ocupacionais (ASO): 20 anos após o desligamento
O PPP e o LTCAT merecem atenção especial: a Súmula nº 68 da AGU e a legislação previdenciária exigem guarda por 20 anos, pois fundamentam aposentadorias especiais e a comprovação de exposição a agentes nocivos. Já os exames ocupacionais seguem a NR-7, que determina arquivamento por no mínimo 20 anos após o desligamento do trabalhador. Descumprir esses prazos pode inviabilizar a defesa da empresa em ações de insalubridade e periculosidade.
Documentos fiscais e contábeis: prazos que não podem ser ignorados
Os documentos fiscais e contábeis do DP se cruzam com obrigações acessórias como DIRF, RAIS, CAGED e, mais recentemente, o eSocial. A Receita Federal pode exigir a apresentação de documentos que comprovem a escrituração contábil e fiscal pelo prazo decadencial de cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Na prática, isso costuma se estender para seis anos ou mais, dependendo do calendário fiscal.
- Guias de IRRF e comprovantes de retenção: 5 anos (prazo decadencial tributário)
- DIRF e comprovantes de rendimentos: 5 anos
- RAIS e comprovantes de entrega: 5 anos
- Comprovantes de pagamento de pró-labore e autônomos: 5 anos
- Notas fiscais de serviços de terceiros (PJ) ligadas ao DP: 5 anos
- Livros contábeis e balancetes que registram despesas de pessoal: 5 anos
- Documentos que comprovem deduções fiscais de benefícios: 5 anos
Um ponto que confunde muitos gestores é a sobreposição de prazos: o mesmo recibo de pagamento pode ser exigido pela Justiça do Trabalho (10 anos) e pela Receita Federal (5 anos). Nesses casos, vale sempre o prazo maior. A recomendação prática é adotar a regra dos 10 anos como padrão mínimo para qualquer documento que comprove pagamento, vínculo ou recolhimento — e estender para 20 anos os registros de saúde e segurança do trabalho.
Lista completa de documentos do DP que você precisa guardar
Antes de definir como arquivar, é preciso saber exatamente o que arquivar. A lista de documentos do departamento pessoal é extensa e se acumula desde o primeiro contato com o candidato até anos após o desligamento. Organizá-la por categorias ajuda a criar uma estrutura de pastas coerente e a treinar a equipe para não deixar documentos soltos em e-mails, gavetas ou planilhas paralelas.
Um inventário documental completo também é pré-requisito para qualquer projeto de digitalização. Sem saber quais documentos existem, onde estão e em que formato, a empresa não consegue estimar o esforço de migração para um sistema eletrônico, nem identificar lacunas de conformidade. O inventário deve ser revisado pelo menos uma vez por ano, ou sempre que a legislação criar uma nova obrigação acessória.
Documentos admissionais e demissionais
Os documentos admissionais formam a base do prontuário do colaborador e são os primeiros a serem solicitados em qualquer auditoria ou ação trabalhista. Eles comprovam que a empresa cumpriu as exigências legais de contratação, desde a coleta de documentos pessoais até a realização de exames médicos e a assinatura do contrato. A ausência de um único item, como o ASO admissional, pode gerar autuação e presunção de irregularidade.
- Contrato de trabalho assinado e aditivos contratuais
- CTPS (registro) e comprovante de entrega
- Documentos pessoais: RG, CPF, título de eleitor, PIS/PASEP, comprovante de residência
- Certidão de nascimento de dependentes (para salário-família e IRRF)
- Comprovante de escolaridade e certificados de cursos
- Atestado de saúde ocupacional (ASO) admissional
- Registro no eSocial e ficha de admissão preenchida
- Termo de responsabilidade para vale-transporte e benefícios
- Autorização para desconto em folha (contribuição sindical, convênios)
- Declaração de acúmulo de cargo, quando aplicável
- Termo de rescisão do contrato de trabalho (TRCT) homologado
- Aviso prévio trabalhado ou indenizado e comprovantes
- Guia de FGTS rescisório e chave de conectividade
- Extrato de conta vinculada do FGTS para fins rescisórios
- ASO demissional e comprovante de exames complementares
- Termo de quitação e comprovante de pagamento das verbas rescisórias
Na rescisão, o cuidado deve ser redobrado: é nesse momento que a empresa precisa comprovar o pagamento correto de todas as verbas, a entrega das guias e a realização do exame demissional. Documentos rescisórios mal arquivados são a principal porta de entrada para passivos trabalhistas, especialmente quando o ex-funcionário ingressa com ação anos depois do desligamento.
Documentos de rotina: folha de pagamento, ponto e benefícios
Os documentos de rotina são os que mais se acumulam no dia a dia e, paradoxalmente, os que mais somem. Folhas de ponto, recibos de pagamento, comprovantes de benefícios e controles de férias precisam ser arquivados de forma cronológica e por colaborador, para permitir consultas rápidas quando a empresa precisar reconstruir o histórico de um empregado específico.
- Folhas de pagamento mensais e recibos individuais assinados
- Comprovantes de depósito de salário e holerites devolvidos
- Cartões de ponto, espelhos de ponto eletrônico e relatórios de jornada
- Acordos de compensação de horas e banco de horas
- Avisos e recibos de férias, com abono e terço constitucional
- Controles de 13º salário (adiantamento e parcela final)
- Comprovantes de vale-transporte, vale-refeição e vale-alimentação
- Guias de recolhimento de FGTS, INSS e IRRF mensais
- Comprovantes de entrega de obrigações acessórias (eSocial, RAIS, DIRF)
- Atestados médicos e odontológicos com CID e período de afastamento
- Comunicações de férias coletivas e acordos de prorrogação de jornada
- Termos de adesão a benefícios flexíveis e planos de saúde
A folha de pagamento, em especial, é um documento transversal: interessa à Justiça do Trabalho, ao INSS, à Receita Federal e à Caixa Econômica Federal. Por isso, ela deve ser arquivada em duas frentes — a folha consolidada da empresa e os recibos individuais assinados por cada colaborador. A assinatura física ou eletrônica do holerite é a prova de que o trabalhador teve ciência dos valores pagos e dos descontos realizados.
Como arquivar documentos do departamento pessoal: passo a passo prático
Arquivar documentos do DP corretamente exige método, não apenas boa vontade. O passo a passo abaixo parte do princípio de que a empresa já possui um volume razoável de documentos acumulados e precisa colocá-los em ordem sem paralisar a operação. A transição para um sistema organizado pode ser feita gradualmente, começando pelos documentos mais recentes e retroagindo conforme a equipe ganha ritmo.
O objetivo final é simples de enunciar e difícil de executar sem disciplina: qualquer documento do DP deve ser localizável em menos de dois minutos por qualquer pessoa autorizada. Isso só acontece quando há classificação, indexação e uma política clara de onde cada tipo de documento vive, por quanto tempo e quem é o responsável por arquivá-lo. A seguir, os três passos centrais dessa estruturação.
Passo 1: Classifique os documentos por tipo e relevância
O primeiro passo é criar uma taxonomia simples, baseada no tipo de documento e na sua relevância jurídica. A classificação por tipo (admissional, rescisório, folha, ponto, benefício, fiscal) é mais estável do que a classificação por colaborador, porque permite aplicar regras de guarda uniformes. Já a relevância define o nível de proteção: documentos com dados sensíveis, como atestados médicos e exames ocupacionais, exigem acesso restrito e armazenamento segregado.
- Liste todos os tipos de documentos que o DP emite ou recebe
- Agrupe-os em categorias: admissional, rotina, rescisório, fiscal, saúde
- Atribua a cada categoria um prazo de guarda (5, 10 ou 20 anos)
- Marque os documentos com dados sensíveis para tratamento especial
- Defina quem pode acessar cada categoria e quem é o responsável pelo arquivamento
Essa classificação inicial não precisa ser perfeita: ela será refinada com o uso. O importante é quebrar a inércia do “arquivo morto” sem critério, no qual documentos de naturezas diferentes convivem na mesma caixa. Uma boa prática é usar cores ou etiquetas para diferenciar categorias, reduzindo a chance de erro humano no manuseio diário.
Passo 2: Defina um sistema de organização físico ou digital
Com a classificação pronta, o segundo passo é escolher o sistema de organização. No arquivo físico, a estrutura mais eficiente é a combinação de pastas por colaborador (prontuário individual) com pastas por categoria e período (folhas de pagamento de 2024, guias de FGTS de 2024). No digital, a lógica é a mesma, mas com a vantagem de permitir busca por metadados, como CPF, matrícula, data de admissão e tipo de documento.
Para o arquivo físico, use pastas suspensas ou caixas-arquivo identificadas com etiquetas padronizadas, contendo nome do colaborador, data de admissão e data de desligamento. Documentos de rotina que não pertencem a um único colaborador — como a folha de pagamento consolidada — devem ser arquivados em pastas cronológicas, por competência. Já no digital, crie uma árvore de diretórios espelhada na classificação do Passo 1, com permissões de acesso diferenciadas por perfil.
Passo 3: Crie uma política de arquivamento e descarte
O terceiro passo transforma a organização em rotina sustentável. Uma política de arquivamento documenta, por escrito, as regras de classificação, os prazos de guarda, os responsáveis por cada etapa e o procedimento de descarte. Sem essa formalização, a organização depende da memória de quem executa — e desaparece quando a pessoa sai de férias ou deixa a empresa.
- Defina um calendário anual de revisão documental
- Estabeleça o procedimento de descarte: trituração para papel, exclusão definitiva para digital
- Registre em ata ou planilha os documentos descartados, com data e responsável
- Treine a equipe do DP sobre a política e atualize-a quando a legislação mudar
- Inclua cláusulas de guarda documental nos contratos com contabilidade terceirizada
O descarte é a etapa mais negligenciada e a que mais gera risco. Documentos com dados pessoais não podem ir para o lixo comum: a LGPD exige eliminação segura, com registro da operação. Para documentos físicos, a trituração é o método recomendado; para digitais, a exclusão deve ser feita com sobrescrita ou uso de ferramentas que impeçam a recuperação dos dados.
Arquivo físico vs. digital: qual a melhor opção para o DP?
A escolha entre arquivo físico e digital não é binária: a maioria das empresas convive com os dois formatos durante anos, enquanto digitaliza gradualmente o acervo. O que define a melhor opção é o volume de documentos, a maturidade tecnológica da empresa, o orçamento disponível e a exigência de órgãos fiscalizadores. Desde a implantação do eSocial, a tendência é clara: o digital deixou de ser opcional e passou a ser o padrão de fato para novas obrigações.
O que a lei diz sobre validade jurídica do documento digitalizado? A Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, e a Lei nº 12.682/2012 estabelecem que o documento digitalizado tem o mesmo valor probante do original, desde que o processo de digitalização garanta integridade, autenticidade e confidencialidade. Na prática, isso significa usar certificação digital, carimbo de tempo e trilha de auditoria — não basta escanear e jogar no drive.
Vantagens e desvantagens do arquivo físico
O arquivo físico ainda é a realidade de milhares de PMEs brasileiras, especialmente as que mantêm o DP operacional sem investimento em tecnologia. Ele tem a vantagem da familiaridade: qualquer pessoa sabe abrir uma pasta e encontrar um papel. Também dispensa infraestrutura digital, backups e treinamento em sistemas. Para empresas com baixo volume de colaboradores e alta rotatividade de equipe, o papel pode parecer a saída mais simples.
- Vantagem: não depende de sistema, internet ou energia elétrica
- Vantagem: aceito sem questionamento em auditorias presenciais
- Vantagem: custo inicial baixo para pequenos volumes
- Desvantagem: ocupa espaço físico crescente e exige mobiliário adequado
- Desvantagem: busca manual lenta e dependente de quem arquivou
- Desvantagem: risco de extravio, incêndio, inundação e deterioração por umidade
- Desvantagem: acesso simultâneo limitado a uma pessoa por pasta
O risco de perda por sinistro é o ponto mais subestimado. Uma enchente, um curto-circuito ou um simples vazamento pode destruir em minutos o histórico trabalhista de décadas. Para empresas que mantêm arquivo físico, a recomendação mínima é digitalizar os documentos críticos — rescisórios, contratos e exames ocupacionais — e armazená-los em nuvem com backup redundante.
Vantagens e desvantagens do arquivo digital
O arquivo digital resolve os problemas de espaço, busca e redundância do papel, mas exige disciplina tecnológica. Um sistema mal configurado, sem backup ou com permissões frouxas, pode ser tão ou mais arriscado que uma caixa empoeirada. A chave está na governança: definir quem acessa o quê, registrar todas as ações em trilha de auditoria e manter cópias de segurança em locais distintos.
- Vantagem: busca por CPF, nome, matrícula ou período em segundos
- Vantagem: acesso remoto e simultâneo para equipe e auditoria
- Vantagem: elimina espaço físico e reduz custo com mobiliário de arquivo
- Vantagem: backup em nuvem protege contra sinistros e extravios
- Desvantagem: exige investimento em software, digitalização e treinamento
- Desvantagem: depende de segurança da informação contra vazamentos e ransomware
- Desvantagem: validade jurídica condicionada a certificação e trilha de auditoria
Para fins de LGPD, o arquivo digital também facilita o atendimento a direitos do titular, como acesso, correção e eliminação de dados. Em um arquivo físico, localizar todos os documentos de um ex-colaborador para atender a uma solicitação de exclusão pode levar dias; no digital, a busca por CPF resolve em minutos. Esse é um argumento operacional que pesa cada vez mais na decisão de migrar.
Como fazer a transição para o arquivo digital com segurança
A transição do físico para o digital deve ser planejada em etapas, priorizando os documentos de maior risco e os de consulta mais frequente. Começar pelos documentos ativos — colaboradores ainda empregados — e pelos rescisórios dos últimos cinco anos é a estratégia mais eficiente. O acervo antigo pode ser digitalizado gradualmente, conforme a demanda ou a proximidade de prazos de prescrição.
- Faça o inventário completo dos documentos físicos existentes
- Priorize a digitalização de contratos, rescisões, ASOs e folhas de pagamento
- Digitalize em resolução adequada (300 dpi para documentos com assinatura)
- Utilize certificação digital ICP-Brasil para documentos com valor jurídico
- Armazene em sistema com controle de versão, trilha de auditoria e backup
- Valide uma amostra dos documentos digitalizados antes de descartar o papel
- Descarte o físico apenas após confirmação da integridade do digital
Um erro comum na transição é digitalizar tudo de uma vez, sem critério de prioridade, gerando um acervo digital tão desorganizado quanto o físico. Outro erro é descartar o papel imediatamente após o escaneamento, sem validar se a imagem está legível e completa. A regra de ouro: o papel só deve ser destruído depois que o documento digital for auditado e considerado íntegro.
Erros comuns ao arquivar documentos do DP e como evitá-los
Os erros de arquivamento no DP raramente são intencionais: quase sempre nascem da falta de padrão, de tempo ou de treinamento. Identificá-los com antecedência permite que a empresa crie barreiras simples — checklists, campos obrigatórios, revisões periódicas — que impedem a repetição. Abaixo, os cinco erros mais recorrentes observados em PMEs brasileiras e como corrigi-los.
- Misturar documentos de naturezas diferentes na mesma pasta: crie categorias e use etiquetas coloridas para diferenciá-las
- Guardar apenas o documento original e descartar o comprovante de entrega: arquive protocolos de entrega de guias, contratos e comunicados
- Não registrar a data de arquivamento e o responsável: inclua uma folha de controle em cada pasta ou metadados no sistema digital
- Permitir que qualquer pessoa acesse documentos sensíveis: restrinja o acesso a atestados e exames ocupacionais por perfil de usuário
- Descartar documentos sem verificar a sobreposição de prazos: consulte a tabela de temporalidade antes de qualquer eliminação
- Depender de uma única pessoa para saber onde tudo está: documente a política e treine pelo menos dois responsáveis
Outro erro grave é tratar o arquivo como atividade de fim de ano, concentrando toda a organização em uma semana de mutirão. O arquivamento deve ser rotina semanal ou, no máximo, quinzenal. Documentos que ficam meses em cima da mesa ou em pastas provisórias são os que mais se perdem — e os que mais fazem falta quando a fiscalização chega sem aviso prévio.
Ferramentas e softwares para gestão de documentos do departamento pessoal
O mercado brasileiro oferece desde soluções simples de armazenamento em nuvem até sistemas completos de gestão eletrônica de documentos (GED) com assinatura digital, workflow de aprovação e integração com o eSocial. A escolha depende do porte da empresa, do volume de colaboradores e do grau de conformidade exigido. Para PMEs, a combinação de um bom GED com um sistema de folha de pagamento que já emita e armazene recibos digitais costuma resolver 90% da demanda.
- GED (gestão eletrônica de documentos): organiza, indexa e controla versões
- Assinatura eletrônica e digital: plataformas com validade jurídica (ICP-Brasil)
- Armazenamento em nuvem com backup redundante e criptografia
- Sistemas de ponto eletrônico com exportação automática para o arquivo
- Softwares de folha de pagamento com emissão de recibos digitais
- Planilhas de temporalidade documental para controle de prazos de descarte
A integração entre sistemas é o diferencial que evita o retrabalho: quando o ponto eletrônico exporta os espelhos de jornada diretamente para o GED, e o sistema de folha gera recibos que já nascem indexados por CPF e competência, o DP elimina a etapa manual de digitalização e classificação. Para empresas que terceirizam o DP, vale exigir do fornecedor a entrega de relatórios digitais estruturados, não apenas PDFs soltos. Nesse sentido, um departamento pessoal bem estruturado já nasce com a gestão documental integrada à rotina.
Dicas extras para manter a organização do DP no dia a dia
Manter o arquivo organizado é mais difícil do que organizá-lo uma vez. A rotina do DP é intensa, com prazos legais diários, e a documentação tende a se acumular nos períodos de fechamento de folha, admissões e rescisões. As dicas abaixo ajudam a transformar a organização em hábito, não em projeto esporádico.
- Reserve 30 minutos por dia, ou uma tarde por semana, para arquivar documentos pendentes
- Use checklists de admissão e rescisão para garantir que nenhum documento falte no prontuário
- Digitalize documentos no ato do recebimento, não depois de semanas
- Mantenha uma tabela de temporalidade visível para a equipe do DP
- Revise trimestralmente os acessos ao sistema de arquivo digital
- Inclua a gestão documental nos indicadores de desempenho do DP
- Contrate uma auditoria documental externa a cada dois anos
Para empresas que ainda não possuem estrutura interna de DP, a terceirização com um parceiro que já opera com gestão documental estruturada elimina a curva de aprendizado. Um departamento pessoal com função bem definida inclui, por padrão, a guarda organizada de documentos — e transfere para o contratante a tranquilidade de saber que, se a fiscalização chegar, o histórico estará completo e acessível.
FAQ
Quanto tempo devo guardar a folha de pagamento?
A folha de pagamento deve ser guardada por pelo menos 10 anos após o desligamento do colaborador, para cobrir eventuais reclamações trabalhistas e fiscalizações previdenciárias. Como a folha também tem reflexo fiscal, o prazo mínimo de 5 anos da Receita Federal fica absorvido pelos 10 anos trabalhistas. Guarde tanto a folha consolidada quanto os recibos individuais assinados.
Posso arquivar documentos do DP em formato digital?
Sim. A Lei nº 12.682/2012 e a MP nº 2.200-2/2001 garantem validade jurídica ao documento digitalizado, desde que o processo assegure integridade, autenticidade e confidencialidade. Use certificação digital ICP-Brasil, carimbo de tempo e sistema com trilha de auditoria. O eSocial já opera integralmente no formato digital, reforçando a aceitação legal.
O que fazer com documentos de ex-funcionários?
Documentos de ex-funcionários devem ser mantidos pelo prazo legal contado a partir do desligamento: 10 anos para a maioria dos documentos trabalhistas e 20 anos para exames ocupacionais, PPP e LTCAT. Após o prazo, podem ser descartados com segurança — trituração para papel e exclusão definitiva para digital — sempre com registro da operação.
Como organizar documentos de admissão e demissão?
Organize em prontuários individuais por colaborador, separando claramente a fase admissional da fase demissional. No admissional, arquive contrato, documentos pessoais, ASO e registros de benefícios. No demissional, TRCT, guias de FGTS, comprovantes de pagamento e ASO demissional. Digitalize ambos e indexe por CPF para busca rápida.
Quais documentos do DP podem ser descartados após o prazo legal?
Após o prazo de guarda, podem ser descartados documentos como folhas de ponto (após 5 anos do desligamento), recibos de vale-transporte e vales antigos sem reflexo previdenciário (após 5 anos), e documentos admissionais de colaboradores desligados há mais de 10 anos, desde que não haja ação judicial em curso. Atestados médicos e exames ocupacionais só podem ser eliminados após 20 anos. Sempre consulte a tabela de temporalidade antes de descartar e registre a eliminação.
